We’re going to have to recognize there’s a revolution, and if you don’t take action, there’s a threat of more legislation like Sarbanes-Oxley that require companies to provide more disclosure on IT investments, and the risks of these investments” 

– Harvard Business School Professor Emeritus Richard L. Nolan

System-fail-800x450Banyak perusahaan saat ini melakukan investasi yang cukup besar di bidang Teknologi Informasi (TI) dengan anggaran yang tidak sedikit. Hal ini menunjukkan besarnya kepedulian akan pentingnya penggunaan TI untuk mencapai tujuan perusahaan.

Memang apabila dilihat dari perkembangannya yang sangat pesat, penggunaan TI mulai dari sistem manajemen yang sederhana sampai yang terintegrasi seperti Enterprise Resource Planning (ERP), sangat menjanjikan keuntungan-keuntungan bagi perusahaan yang menggunakannya. Namun ternyata besarnya investasi bidang TI ternyata tidak serta merta berbanding lurus dengan hasil yang diharapkan, sebagaimana sering didengung-dengungkan. Banyak perusahaan yang telah melakukan investasi TI tidak mengetahui apa hasil dan manfaat dari investasi tersebut bagi perusahaan.

Hal ini diperkuat juga oleh laporan yang dikeluarkan oleh IT Governance Institute (ITGI) bahwa beberapa masalah yang dihadapi oleh perusahaan terkait dengan TI antara lain biaya yang tinggi namun ROI (Return on Investment) yang rendah dan tidak adanya keterkaitan antara strategi bisnis dan TI.

Apabila hal ini dibiarkan maka dikhawatirkan akan menimbulkan ketidakpercayaan para pemangku kepentingan (Stakeholders) terhadap pentingya investasi TI. Hal ini lumrah terjadi bila berulangkali TI gagal membuktikan janji-janjinya.

Menurut saya terdapat beberapa hal yang mengakibatkan investasi TI gagal memberikan benefit yang dijanjikan, antara lain:

  1. Kurangnya kepemimpinan di bidang TI

Sebagaimana dalam bidang lainnya, kepemimpinan memegang peranan yang sangat penting. Semakin besar dan kompleks sebuah perusahaan maka semakin penting juga kepemimpinan itu. Tanpa kepemimpinan yang kuat dan dan tepat maka inisiatif TI niscaya sulit untuk secara efektif berdampak signifikan bagi perusahaan. Tanpa kepemimpinan, inisiatif TI sulit untuk diorganisir sehingga yang akan terjadi adalah kekacauan yang berdampak pada gagalnya inisiatif tersebut.

 

Kepemimpinan pun sangat berkaitan dengan otoritas yang melekat padanya. Tanpa otoritas yang memadai maka setiap inisiatif dan program TI yang seringkali bersifat lintas sektoral/divisi/departemen/bagian akan menemui kendala yang sulit untuk dihindari.

 

  1. Investasi TI tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis

 

Sering kita mendengar ada perusahaan yang melakukan peremajaan komputer hampir tiap tahun dimana perangkat komputernya senantiasa diperbaharui agar sesuai dengan teknologi terkini. Ada juga perusahaan yang mengeluarkan biaya yang sangat besar hanya untuk mengikuti tren penggunaaan sebuah sistem tertentu. Banyak perusahaan yang melakukan investasi bukan berdasarkan kebutuhannya melainkan sekedar mengikuti tren yang sedang berlaku. Banyak juga perusahaan yang menjiplak mentah-mentah investasi yang dilakukan kompetitornya, tanpa memedulikan apakah investasi tersebut sesuai atau tidak dengan kebutuhan ataupun kondisi spesifik perusahaannya.

 

Memang tren dan benchmarking merupakan hal yang penting guna memberi masukan tentang posisi perusahaan kita dibandingkan dengan kompetitor, namun karena tujuan, visi, misi dan kondisi masing-masing perusahaan biasanya berbeda-beda, maka kebutuhannya pun berbeda-beda pula.

Investasi TI seharusnya dilakukan berdasarkan penilaian/assessment terhadap tujuan, visi, misi, harapan dan kondisi eksisting perusahaan tersebut. Dengan demikian diharapkan investasi yang dilakukan memang dapat meningkatkan kemungkinan tercapainya tujuan, visi dan misi perusahaan tersebut.

 

Investasi TI yang tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis juga dapat menyebabkan investasi TI menjadi sia-sia karena setelah dibuat tidak digunakan karena (mungkin) memang tidak diperlukan oleh perusahaan tersebut.

 

 

  1. Manajemen Proyek TI tidak dikelola dengan baik

Setiap inisiatif TI biasanya diwujudkan dalam bentuk proyek-proyek. Seringkali proyek-proyek ini dikelola dengan tidak memadai sehingga sering terjadi proyek TI yang melebihi anggaran dan/atau melebihi jadwal penyelesaian yang telah ditetapkan. Prinsip-prinsip manajemen proyek yang baik tentunya perlu dikuasai dan menjadi acuan bagi setiap manajer proyek agar setiap masalah dan rintangan yang dialami selama proyek implementasi TI ini dapat diatasi dengan baik.

 

  1. Kurangnya pengelolaan atas perubahan (Change Management)

Setiap penerapan sistem TI yang baru tentunya menimbulkan perubahan-perubahan di perusahaan yang bersangkutan. Kegagalan implementasi sistem ERP misalnya, sering terjadi bukan karena teknologi ERP kurang bagus/canggih, tetapi karena kurangnya pengelolaan atas perubahan yang terjadi, sehingga perusahaan yang akan menerapkan sistem ERP tersebut tidak siap dan akhirnya mengalami kegagalan.

 

Untuk memastikan perubahan yang terjadi tidak berdampak negatif bagi perusahaan maka perubahan-perubahan tersebut perlu dikelola dengan baik. Manajemen Perubahan (Change Management) memastikan setiap perubahan mengalami proses perencanaan dan evaluasi sebelum diterapkan, sehingga risiko-risiko negatif sebagai akibat penerapan perubahan tersebut dapat diminimalisir.

 

  1. Investasi TI hanya sebatas pengadaan TI

Pandangan bahwa investasi TI berarti pengadaan TI merupakan hal yang sering dijumpai. Padahal jelas bahwa implementasi TI tidaklah sama dengan pengadaan barang atau jasa yang lainnya. Implementasi TI biasanya melibatkan orang dan juga proses. Kegagalan investasi TI dalam memberikan value kepada perusahaan selama ini terjadi antara lain karena anggapan bahwa implementasi TI identik dengan pengadaan TI, sehingga akibatnya setelah sistem TI tersebut diterapkan/dipasang, ternyata penggunanya belum siap untuk menggunakannya dan/atau proses bisnis yang baru belum disosialisasikan dengan baik.

 

Untuk memastikan bahwa TI dapat memberikan manfaat dan value bagi bisnis dan tercapainya tujuan perusahaan maka hal-hal tersebut di atas perlu mendapatkan perhatian. Disinilah pentingnya tata kelola TI (IT Governance) dimana perusahaan tidak hanya melakukan pengadaan sistem TI tetapi juga bagaimana membangun tata kelola terhadap sistem TI tersebut sehingga TI dapat memberikan value bagi bisnis.

Tata kelola TI dengan fokus pada keselarasan TI dengan bisnis perusahaan, value delivery, manajemen sumber daya, risiko dan kinerja TI dapat memastikan investasi TI yang dilakukan tidak sia-sia dan dapat memberikan value bagi bisnis dan pada saat yang sama dapat menekan dampak negatif yang mungkin timbul akibat penggunaan TI di perusahaan.

Tata kelola TI yang tepat diyakini sebagai jawaban untuk memastikan bahwa investasi TI benar-benar dapat mendukung pencapaian bisnis perusahaan dan sebaliknya bahwa tanpa Tata Kelola TI yang tepat maka investasi TI sangat berpotensi pada kegagalan.

Bahasan terkait Tata Kelola TI lebih lanjut insya Allah akan disajikan pada tulisan-tulisan saya berikutnya.